Analyse und Optimierung der Praxisabläufe

Terminmanagement

Ein nicht op­ti­ma­les Ter­min­ver­ga­be­ma­nage­ment führt häu­fig da­zu, dass Be­hand­lungs­ter­mi­ne ent­we­der zu groß­zü­gig oder auch mit zu we­nig Zeit­be­darf ge­plant wer­den. Zu groß­zü­gig ge­plan­te Ter­min­ver­ga­ben füh­ren da­bei zu ei­ner Res­sour­cen­ver­schwen­dung be­zo­gen auf die vor­han­de­nen Räu­me, die In­fra­struk­tur so­wie das Per­so­nal. Zu eng ge­plan­te Ter­mi­ne füh­ren zu Pa­ti­en­te­nun­zu­frie­den­heit, Hek­tik und Stress.

Wirt­schaft­lich be­son­ders emp­find­lich trifft es den Zahn­arzt, wenn die ver­ge­be­nen Zeit­vor­ga­ben zu groß­zü­gig ge­plant wur­den. Nach un­se­rer Er­fah­rung wei­chen die Min­dest- und Ma­xi­mal­zei­ten pro Be­hand­lung auch bei glei­chen Be­hand­lun­gen er­heb­lich von­ein­an­der ab, da die Dau­er der je­wei­li­gen Be­hand­lung von ver­schie­dens­ten Ein­fluss­fak­to­ren ab­hän­gig ist. Auf­grund die­ser Tat­sa­che ist ei­ne op­ti­ma­le und be­hand­ler­op­ti­mier­te Zeit­vor­ga­be schwie­rig.

Wie lässt sich die­ses Pro­blem lö­sen? Ein op­ti­ma­les Ter­min­ver­ga­be­ma­nage­ment muss zu­nächst be­hand­ler- und in­di­ka­ti­ons­spe­zi­fi­sche tat­säch­li­che Be­hand­lungs­zei­ten er­mit­teln. Aus den er­fass­ten Mi­ni­mal- und Ma­xi­mal­be­hand­lungs­zei­ten wer­den für je­de In­di­ka­ti­on Durch­schnitts­wer­te ge­bil­det, die als Vor­ga­be für die künf­ti­ge Ter­mi­nie­rung ge­nutzt wer­den. Durch die Nut­zung der Durch­schnitts­wer­te er­hält der Be­hand­ler ei­nen fes­ten Rah­men, an dem er sich ori­en­tie­ren kann, was be­reits zur Ef­fi­zi­enz der Be­hand­lung bei­trägt, da sich die im Be­reich der Ter­min­ver­ga­be tä­ti­gen Mit­ar­bei­ter nicht mehr an Ma­xi­mal- oder Minimal‑, son­dern an Durch­schnitts­zei­ten ori­en­tie­ren.

Im Rah­men un­se­rer Be­ra­tung zur Op­ti­mie­rung des Ter­min­ma­nage­ments be­rück­sich­ti­gen wir auch die ho­hen Zeit­ab­wei­chun­gen, die sich bei der Er­brin­gung meh­re­rer Be­hand­lungs­maß­nah­men (Kom­bi­na­ti­ons­be­hand­lun­gen) bei ei­nem Pa­ti­en­ten im Ver­gleich zur Durch­füh­rung meh­re­rer Ein­zel­be­hand­lun­gen er­ge­ben, denn die An­nah­me, dass sich die Sum­me der in ein­zel­nen Be­hand­lungs­sit­zun­gen auf­ge­wand­ten Be­hand­lungs­zei­ten bis auf die Um­rüst­zei­ten nicht von der Sum­me der Be­hand­lungs­zeit ei­ner Kom­bi­na­ti­ons­be­hand­lung (in der al­le Leis­tun­gen der Ein­zel­be­hand­lun­gen ge­bün­delt er­bracht wer­den) un­ter­schei­det, ist falsch.

In der Pra­xis ha­ben wir durch Mes­sung der Be­hand­lungs­zei­ten fest­ge­stellt, dass bei Vor­nah­me von Kom­bi­na­ti­ons­be­hand­lun­gen die ins­ge­samt auf­ge­wand­te Be­hand­lungs­zeit um bis zu 70 % ge­rin­ger ist.

Fa­zit Wer­den die Be­hand­lungs­zei­ten be­hand­ler­spe­zi­fisch als Durch­schnitts­wer­te er­mit­telt und wer­den mehr Kom­bi­na­ti­ons­be­hand­lun­gen er­bracht, sin­ken die Um­rüst­zei­ten, steigt die Ef­fi­zi­enz des Per­so­nal­ein­sat­zes und er­hö­hen sich die Pra­xis­um­sät­ze si­gni­fi­kant.