Analyse und Optimierung der Praxisabläufe
Terminmanagement
Ein nicht optimales Terminvergabemanagement führt häufig dazu, dass Behandlungstermine entweder zu großzügig oder auch mit zu wenig Zeitbedarf geplant werden. Zu großzügig geplante Terminvergaben führen dabei zu einer Ressourcenverschwendung bezogen auf die vorhandenen Räume, die Infrastruktur sowie das Personal. Zu eng geplante Termine führen zu Patientenunzufriedenheit, Hektik und Stress.
Wirtschaftlich besonders empfindlich trifft es den Zahnarzt, wenn die vergebenen Zeitvorgaben zu großzügig geplant wurden. Nach unserer Erfahrung weichen die Mindest- und Maximalzeiten pro Behandlung auch bei gleichen Behandlungen erheblich voneinander ab, da die Dauer der jeweiligen Behandlung von verschiedensten Einflussfaktoren abhängig ist. Aufgrund dieser Tatsache ist eine optimale und behandleroptimierte Zeitvorgabe schwierig.
Wie lässt sich dieses Problem lösen? Ein optimales Terminvergabemanagement muss zunächst behandler- und indikationsspezifische tatsächliche Behandlungszeiten ermitteln. Aus den erfassten Minimal- und Maximalbehandlungszeiten werden für jede Indikation Durchschnittswerte gebildet, die als Vorgabe für die künftige Terminierung genutzt werden. Durch die Nutzung der Durchschnittswerte erhält der Behandler einen festen Rahmen, an dem er sich orientieren kann, was bereits zur Effizienz der Behandlung beiträgt, da sich die im Bereich der Terminvergabe tätigen Mitarbeiter nicht mehr an Maximal- oder Minimal‑, sondern an Durchschnittszeiten orientieren.
Im Rahmen unserer Beratung zur Optimierung des Terminmanagements berücksichtigen wir auch die hohen Zeitabweichungen, die sich bei der Erbringung mehrerer Behandlungsmaßnahmen (Kombinationsbehandlungen) bei einem Patienten im Vergleich zur Durchführung mehrerer Einzelbehandlungen ergeben, denn die Annahme, dass sich die Summe der in einzelnen Behandlungssitzungen aufgewandten Behandlungszeiten bis auf die Umrüstzeiten nicht von der Summe der Behandlungszeit einer Kombinationsbehandlung (in der alle Leistungen der Einzelbehandlungen gebündelt erbracht werden) unterscheidet, ist falsch.
In der Praxis haben wir durch Messung der Behandlungszeiten festgestellt, dass bei Vornahme von Kombinationsbehandlungen die insgesamt aufgewandte Behandlungszeit um bis zu 70 % geringer ist.
Fazit Werden die Behandlungszeiten behandlerspezifisch als Durchschnittswerte ermittelt und werden mehr Kombinationsbehandlungen erbracht, sinken die Umrüstzeiten, steigt die Effizienz des Personaleinsatzes und erhöhen sich die Praxisumsätze signifikant.