Analyse und Optimierung der Praxisabläufe
Belegungsplanoptimierung
Der Erfolg einer (Zahn-)Arztpraxis ist wesentlich davon abhängig, dass die Arbeitszeit der Behandler weitestmöglich zur Patientenversorgung eingesetzt werden kann. Dazu bedarf es struktureller, personeller und organisatorischer Voraussetzungen. Eine wirtschaftliche Praxisorganisation zeichnet sich dadurch aus, dass sich die Behandler möglichst unterbrechungsfrei der Patientenversorgung widmen können und die vorhandenen Ressourcen – Sprechzimmer, Personal u. a. – optimal eingesetzt werden.
Der Alltag hingegen sieht häufig anders aus: Bei hoch ausgelasteten Praxen treten gehäuft Engpässe und damit „behandlungsfreie“ Zeiten auf, da nicht genügend Sprechzimmer oder Assistenzpersonal vorhanden sind. Andererseits finden sich auch Praxen, die ihre Ressourcen nicht ausschöpfen können, so dass Kosten für Räume und Investitionen sowie Personal vorgehalten werden, ohne dass den Kosten Einnahmen entgegen stehen.
Eine optimale Praxisorganisation muss also sowohl organisatorische, personelle und infrastrukturelle Engpässe und damit verbundene Umsatzausfälle, wie eine Teilauslastung der Ressourcen, die eine unwirtschaftliche Praxisführung zur Folge hat, vermeiden. Das Ziel der Sikomed-Belegungsplanoptimierung besteht darin, mit Ihnen gemeinsam Organisations- und Belegungspläne zu erarbeiten, mit denen Sie Ihre Praxisressourcen optimal nutzen, also mit den vorhandenen Mitteln ein Optimum an Umsatz bzw. Gewinn erwirtschaften.
Das gedankliche Grundmodell der Belegungsplanoptimierung geht von der Überlegung aus, dass höchste Wirtschaftlichkeit dann erreicht ist, wenn ein (Zahn-)arzt in einem Behandlungszimmer während des gesamten Arbeitstages einen Patienten behandelt. In diesem Fall fallen keine Umrüstzeiten an, in denen das Behandlungszimmer für den nächsten Patienten vorbereitet werden muss. Bei dieser Arbeitshypothese kann er die zur Verfügung stehenden Ressourcen optimal nutzen. Da der (Zahn-)arzt jedoch mehrere Patienten am Tag bzw. in der Stunde behandelt, muss er – solange er nur ein Sprechzimmer belegen kann – seine Arbeit ständig aufgrund von Rüstzeiten unterbrechen.
Will er diese Rüstzeiten vermeiden, benötigt er pro Stunde – in Abhängigkeit von der Anzahl der behandelten Patienten – mehr als ein Sprechzimmer. Ein (Zahn-)arzt, der im Mittel z.B. über drei Wochen 3,6 Patienten/Stunde behandelt, benötigt pro Stunde 1,67 Sprechzimmer. Die Anzahl der pro Stunde benötigen Sprechzimmer wechselt, je nach dem, welche Behandlungskonzepte der Behandler an bestimmten Wochentagen anwendet (Schmerzpatienten, Langzeitbehandlungen, chirurgische Eingriffe u. a. ). Mitunter schwankt der Sprechzimmerbedarf eines Behandlers an bestimmten Arbeitstagen erheblich. Bereits in einer Einzelpraxis mit Prophylaxeschwerpunkt kann es bei zwei oder drei Sprechzimmern zu erheblichen Engpässen und deshalb zu Umsatzeinbußen kommen. Verzichtet nämlich der Behandler zugunsten der Prophylaxe auf eigene Behandlungszeiten, wird der durchschnittliche Stundenumsatz des Zahnarztes in Höhe von EUR 250 durch einen deutlich geringeren Prophylaxe-Umsatz ersetzt.
Der Zahnarzt benötigt jedoch nicht nur mehrere Behandlungszimmer pro Arbeitsstunde, sondern auch mehrere Mitarbeiter: zum einen die Stuhlassistenz, zum anderen eine Mitarbeiterin, die das Sprechzimmer vorbereitet, in dem der Behandler – ohne Arbeitsunterbrechung – den nächsten Patienten behandeln möchte.
Mit diesen kurzen Ausführungen sind die methodischen Grundüberlegungen der Belegungsplanoptimierung zusammengefasst: Das Optimierungskalkül stellt und beantwortet die Frage, wie viele Sprechzimmer und wie viel Assistenzpersonal ein konkreter Behandler bzw. eine Praxis mehrerer Behandler bei ihrer individuellen Arbeitsweise benötigt.
Mit den von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten können wir feststellen, ob Ihre Praxis ihre Ressourcen voll ausschöpft, Sie Umsatzeinbußen aufgrund von Ressourcenengpässen verzeichnen oder aber Sie vermeidbare Kosten deshalb tragen müssen, da Sie Ihre Sprechzimmer- und Personalressourcen nur zu Teilen auslasten. Mit unserem Berechnungsmodell können wir sogar ermitteln, in welcher Größenordnung Umsatzeinbußen oder noch auslastbare Raumkapazitäten vorhanden sind. Was sich als Grundmodell einfach anhört, benötigt komplexe Berechnungen, mit denen der jeweilige arbeitstägliche Sprechzimmer- und Personalbedarf je Behandler und für alle Behandler gemeinsam ermittelt und mit den vorhandene Ressourcen abgeglichen wird.