Analyse und Optimierung der Praxisabläufe

Belegungsplanoptimierung

Der Er­folg ei­ner (Zahn-)Arztpraxis ist we­sent­lich da­von ab­hän­gig, dass die Ar­beits­zeit der Be­hand­ler wei­test­mög­lich zur Pa­ti­en­ten­ver­sor­gung ein­ge­setzt wer­den kann. Da­zu be­darf es struk­tu­rel­ler, per­so­nel­ler und or­ga­ni­sa­to­ri­scher Vor­aus­set­zun­gen. Ei­ne wirt­schaft­li­che Pra­xis­or­ga­ni­sa­ti­on zeich­net sich da­durch aus, dass sich die Be­hand­ler mög­lichst un­ter­bre­chungs­frei der Pa­ti­en­ten­ver­sor­gung wid­men kön­nen und die vor­han­de­nen Res­sour­cen – Sprech­zim­mer, Per­so­nal u. a. – op­ti­mal ein­ge­setzt wer­den.

Der All­tag hin­ge­gen sieht häu­fig an­ders aus: Bei hoch aus­ge­las­te­ten Pra­xen tre­ten ge­häuft Eng­päs­se und da­mit „be­hand­lungs­freie“ Zei­ten auf, da nicht ge­nü­gend Sprech­zim­mer oder As­sis­tenz­per­so­nal vor­han­den sind. An­de­rer­seits fin­den sich auch Pra­xen, die ih­re Res­sour­cen nicht aus­schöp­fen kön­nen, so dass Kos­ten für Räu­me und In­ves­ti­tio­nen so­wie Per­so­nal vor­ge­hal­ten wer­den, oh­ne dass den Kos­ten Ein­nah­men ent­ge­gen ste­hen.

Ei­ne op­ti­ma­le Pra­xis­or­ga­ni­sa­ti­on muss al­so so­wohl or­ga­ni­sa­to­ri­sche, per­so­nel­le und in­fra­struk­tu­rel­le Eng­päs­se und da­mit ver­bun­de­ne Um­satz­aus­fäl­le, wie ei­ne Teil­aus­las­tung der Res­sour­cen, die ei­ne un­wirt­schaft­li­che Pra­xis­füh­rung zur Fol­ge hat, ver­mei­den. Das Ziel der Si­ko­med-Be­le­gungs­pla­n­op­ti­mie­rung be­steht dar­in, mit Ih­nen ge­mein­sam Or­ga­ni­sa­ti­ons- und Be­le­gungs­plä­ne zu er­ar­bei­ten, mit de­nen Sie Ih­re Pra­xis­res­sour­cen op­ti­mal nut­zen, al­so mit den vor­han­de­nen Mit­teln ein Op­ti­mum an Um­satz bzw. Ge­winn er­wirt­schaf­ten.

Das ge­dank­li­che Grund­mo­dell der Be­le­gungs­pla­n­op­ti­mie­rung geht von der Über­le­gung aus, dass höchs­te Wirt­schaft­lich­keit dann er­reicht ist, wenn ein (Zahn-)arzt in ei­nem Be­hand­lungs­zim­mer wäh­rend des ge­sam­ten Ar­beits­ta­ges ei­nen Pa­ti­en­ten be­han­delt. In die­sem Fall fal­len kei­ne Um­rüst­zei­ten an, in de­nen das Be­hand­lungs­zim­mer für den nächs­ten Pa­ti­en­ten vor­be­rei­tet wer­den muss. Bei die­ser Ar­beits­hy­po­the­se kann er die zur Ver­fü­gung ste­hen­den Res­sour­cen op­ti­mal nut­zen. Da der (Zahn-)arzt je­doch meh­re­re Pa­ti­en­ten am Tag bzw. in der Stun­de be­han­delt, muss er – so­lan­ge er nur ein Sprech­zim­mer be­le­gen kann – sei­ne Ar­beit stän­dig auf­grund von Rüst­zei­ten un­ter­bre­chen.

Will er die­se Rüst­zei­ten ver­mei­den, be­nö­tigt er pro Stun­de – in Ab­hän­gig­keit von der An­zahl der be­han­del­ten Pa­ti­en­ten – mehr als ein Sprech­zim­mer. Ein (Zahn-)arzt, der im Mit­tel z.B. über drei Wo­chen 3,6 Patienten/Stunde be­han­delt, be­nö­tigt pro Stun­de 1,67 Sprech­zim­mer. Die An­zahl der pro Stun­de be­nö­ti­gen Sprech­zim­mer wech­selt, je nach dem, wel­che Be­hand­lungs­kon­zep­te der Be­hand­ler an be­stimm­ten Wo­chen­ta­gen an­wen­det (Schmerz­pa­ti­en­ten, Lang­zeit­be­hand­lun­gen, chir­ur­gi­sche Ein­grif­fe u. a. ). Mit­un­ter schwankt der Sprech­zim­mer­be­darf ei­nes Be­hand­lers an be­stimm­ten Ar­beits­ta­gen er­heb­lich. Be­reits in ei­ner Ein­zel­pra­xis mit Pro­phy­la­xe­schwer­punkt kann es bei zwei oder drei Sprech­zim­mern zu er­heb­li­chen Eng­päs­sen und des­halb zu Um­satz­ein­bu­ßen kom­men. Ver­zich­tet näm­lich der Be­hand­ler zu­guns­ten der Pro­phy­la­xe auf ei­ge­ne Be­hand­lungs­zei­ten, wird der durch­schnitt­li­che Stun­den­um­satz des Zahn­arz­tes in Hö­he von EUR 250 durch ei­nen deut­lich ge­rin­ge­ren Pro­phy­la­xe-Um­satz er­setzt.

Der Zahn­arzt be­nö­tigt je­doch nicht nur meh­re­re Be­hand­lungs­zim­mer pro Ar­beits­stun­de, son­dern auch meh­re­re Mit­ar­bei­ter: zum ei­nen die Stuh­las­sis­tenz, zum an­de­ren ei­ne Mit­ar­bei­te­rin, die das Sprech­zim­mer vor­be­rei­tet, in dem der Be­hand­ler – oh­ne Ar­beits­un­ter­bre­chung – den nächs­ten Pa­ti­en­ten be­han­deln möch­te.

Mit die­sen kur­zen Aus­füh­run­gen sind die me­tho­di­schen Grund­über­le­gun­gen der Be­le­gungs­pla­n­op­ti­mie­rung zu­sam­men­ge­fasst: Das Op­ti­mie­rungs­kal­kül stellt und be­ant­wor­tet die Fra­ge, wie vie­le Sprech­zim­mer und wie viel As­sis­tenz­per­so­nal ein kon­kre­ter Be­hand­ler bzw. ei­ne Pra­xis meh­re­rer Be­hand­ler bei ih­rer in­di­vi­du­el­len Ar­beits­wei­se be­nö­tigt.

Mit den von Ih­nen zur Ver­fü­gung ge­stell­ten Da­ten kön­nen wir fest­stel­len, ob Ih­re Pra­xis ih­re Res­sour­cen voll aus­schöpft, Sie Um­satz­ein­bu­ßen auf­grund von Res­sour­ce­n­eng­päs­sen ver­zeich­nen oder aber Sie ver­meid­ba­re Kos­ten des­halb tra­gen müs­sen, da Sie Ih­re Sprech­zim­mer- und Per­so­nal­res­sour­cen nur zu Tei­len aus­las­ten. Mit un­se­rem Be­rech­nungs­mo­dell kön­nen wir so­gar er­mit­teln, in wel­cher Grö­ßen­ord­nung Um­satz­ein­bu­ßen oder noch aus­last­ba­re Raum­ka­pa­zi­tä­ten vor­han­den sind. Was sich als Grund­mo­dell ein­fach an­hört, be­nö­tigt kom­ple­xe Be­rech­nun­gen, mit de­nen der je­wei­li­ge ar­beits­täg­li­che Sprech­zim­mer- und Per­so­nal­be­darf je Be­hand­ler und für al­le Be­hand­ler ge­mein­sam er­mit­telt und mit den vor­han­de­ne Res­sour­cen ab­ge­gli­chen wird.